Guida alla consultazione dell'albo pretorio on line
- cos'è l'albo pretorio e come funziona
- cosa c'è in archivio
- regole di pubblicazione all'albo pretorio
Cos'è l'albo pretorio e come funziona
L'Albo pretorio è stato, per decenni, un luogo fisico nella sede della Provincia sempre aperto al pubblico in cui veniva affisso ogni atto, documento o avviso che deve essere reso pubblico, cioè diffuso, portato a conoscenza di tutti i cittadini.
Il motivo dell'esistenza dell'albo pretorio è proprio quello di rendere pubblico tutto quello che la pubblica amministrazione decide, contribuendo a rendere "trasparente" l'azione della pubblica amministrazione.
In molti casi un atto della pubblica amministrazione non ha efficacia, cioè non ha validità legale, se non è pubblico o affisso in un luogo pubblico (appunto, l'albo pretorio).
L'albo pretorio è il mezzo di pubblicità previsto dalla legge anche per altri casi in cui non vengono pubblicati gli atti della Provincia, ma atti di altri Enti o soggetti terzi che la legge prevede possano richiedere alla Provincia di effettuare la pubblicazione per loro conto.
Oggi l'albo pretorio si è trasformato, non è più un luogo fisico, ma è diventato "virtuale". Tutti i documenti e gli atti che devono essere divulgati/diffusi sono resi pubblici tramite internet. Le regole con le quali funziona l'albo pretorio non cambiano, ma la consultazione avviene on-line, direttamente dal computer degli interessati.
Come cercare un documento o un atto nell'albo pretorio
L'albo può contenere decine o centinaia di documenti a seconda del periodo.
Normalmente l'elenco dei risultati viene presentato per numero di registrazione,
cioè in ordine progressivo di pubblicazione all'albo ma è disponibile anche l'ordinamento per "tipologia di documento" oppure per "ente che ha richiesto
la pubblicazione".
In tutti e tre i casi è possibile scegliere l'ordinamento iniziale preferito utilizzando l'opzione A-Z (ascendente) oppure Z-A (discendente); con il numero di registro l'ordinamento è
numerico, mentre negli altri casi è alfabetico.
Sono disponibili anche tre semplici ricerche combinabili:
- per tipologia: per facilitare la consultazione e la ricerca sono state create delle "categorie" di documenti; dei raggruppamenti, basate sull'argomento o sui destinatari o sul tipo di atto (es. deliberazioni, bandi, gare ... ecc.).
- per data di pubblicazione: specificando una data di inizio ed una data di fine nel campo di ricerca "Con data inizio pubblicazione dal" è possibile ricercare tutti i documenti che sono stati pubblicati all'albo in quell'intervallo di tempo e che non sono stati ancora deaffissi (tolti dalla pubblicazione).
- per oggetto: si tratta della classica ricerca per parole o frasi (es: "Delibera aggiudicazione definitiva gara Strada Provinciale SP3", "gara", "strada", ecc..). La ricerca viene effettuata solo sull'oggetto, cioè sulla frase descrittiva del documento affisso e non sui file allegati.
Cosa c'è in archivio
Ogni documento, o meglio, ogni tipologia di documento, ha un preciso periodo di affissione all'albo.
Scaduto il periodo, il documento viene tolto dall'Albo Pretorio.
Un esempio:
se viene affisso all'albo un bando di gara per 30 giorni a partire dal giorno 10 ottobre, sarà consultabile nell'albo fino al giorno 9 novembre compreso. Per trovare la pubblicazione all'Albo Pretorio, devo effettuare la ricerca in uno dei 30 giorni in cui essa ha luogo. Se l'albo viene consultato il giorno 11 ottobre la pubblicazione non comparirà nell'elenco, in quanto, decorso il periodo di pubblicazione, l'atto è già stato deaffisso (cancellato dall'albo).
Gli atti della Provincia non più pubblicati all'albo sono comunque consultabili negli archivi on line della provincia, raggiungibili mediante il seguente collegamento:
Regole di pubblicazione all'albo pretorio
Come chiedere la pubblicazione all'albo pretorio da parte di soggetti terzi
I soggetti che, a norma di legge, sono tenuti a pubblicare un documento all'albo pretorio provinciale devono inviare una richiesta all'Ufficio Protocollo della Provincia, utilizzando obbligatoriamente l'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC): provinciadiprato@postacert.toscana.it
Alla richiesta devono essere allegati in modo chiaro tutti (e solo) i documenti da pubblicare, previa segretazione dei dati personali o sensibili in essi contenuti (p.e. mediante annerimento delle parti dell'atto non pubblicabili). La richiesta deve inoltre indicare espressamente la data di inizio e di fine affissione. I documenti da pubblicare allegati alla PEC devono essere file del documento in formato elettronico. Il file deve contenere il documento in formato PDF non scansionato, ma "stampato" nel formato PDF dall'originale in Word, in Excel o altro programma di videoscrittura o foglio di calcolo.
